Электронный документооборот с подписями ЭЦП

В Украине действует юридически значимый электронный документооборот с электронно-цифровыми подписями. Это означает, что любое юридическое лицо, имеющее ЭЦП и соответствующие технические возможности может обмениваться со своими покупателями и поставщиками документами только в электронном виде. А бухгалтерам не нужно собирать и архивировать бумажную первичку.

ЧТО НУЖНО ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ЭЦП, 1С, Коннектор. Допустим, вы работаете в программе 1С. У вас есть файл ключа ЭЦП. Если ключа ЕЦП нет, его можно получить в АЦСК "Украина" или у другой уполномоченной на выдачу ключей ЭЦП в Украине компании. Полный список доступен в интернете. Нужно заключить договор об использовании сервиса ЭЦП.
Сделать это не сложно, нужно лишь подготовить необходимый пакет документов и заключить договор. Договор может быть заключен в бумажном или электронном виде. Электронную заявку на подключение можно подать в программе Медок, если вы ей пользуетесь.

ПЕРЕДАЧА И ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Все зависит от учетной системы, в которым вы работаете. Для старых версий 1С, на обычных формах, есть специальные обработки (коннекторы) передачи документов в программу Медок. Например, обработка "Пчела". К сожалению, в обработке Пчела нельзя подписывать документы электронной подписью. Нужно сначала передать их в Медок, а затем подписывать. На данный момент поддерживается передача и получение таких видов документов:

- расходная накладная
- налоговая накладная
- приложение 2
- возврат поставщику, покупателю
- акт выполненных работ
- счет на оплату

У компании, занимающейся электронным документооборотом должны быть назначены ответственные сотрудники за передачу и подписание ЭЦП документов. Уполномоченный подписывать документы в системе ЭДО должен иметь доступ к файлу ЭЦП и знать код доступа к файлу. У юридических лиц обычно набор подписей ЭЦП состоит из: подпись руководителя, подпись бухгалтера, печать предприятия.

ЭЦП В 1С BAS

В новых версиях 1С BAS (управляемые формы) с помощью дополнительного сервиса FREDO ДокМен уже реализована возможность подписания документов ЭЦП и обмен документами со всеми сервисами документооборота: FREDO ДокМен , Медок, Сота, FlyDoc.

Таким образом, в новых условиях удаленной и безконтактной работы электронный обмен документами это необходимость. Некоторые компании уже включают в условия договора сотрудничества пункты обязательного обмена документами в электронном виде.

Кроме того ЭДО имеет ряд преимуществ, о которых пользователи не задумываются:

- скорость обмена документами
- электронных архив
- уменьшение человеческого фактора
- минимизация средств на обмен и хранение документов
- удобный поиск и исключение утраты документов

Стоимость сервиса ЭДО начинается от 83 грн./мес.

За дополнительной информацией обращайтесь в нашу службу поддержки.