Конфигурация "Управление служебными поручениями"

У компаний с большим числом сотрудников и разным их физическим местонахождением актуальны задачи коммуникации. Разработанная нами конфигурация управления служебными поручениями решает проблему постановки задачи в формате "сотрудник - сотруднику", осуществляет контроль за ее исполнением посредством напоминаний и присвоения статусов. Конфигурация "Управление служебными поручениями" представляет собой внутрикорпоративный коммуникатор (мессенджер), целью которого является эффективное управление процессами внутри компании.

Особенности конфигурации:

- управление служебными поручениями

Например, какой-либо сотрудник из города А. через почту или по телефону просит другого сотрудника из города Б. выписать и отправить коммерческое предложение потенциальному клиенту. Фактически такую просьбу невозможно проконтролировать, не осуществив повторную коммуникацию с исполнителем. В 1С "Служебные поручения" контроль исполнения поручений происходит программно с помощью присвоения статусов после выполнения или отклонения поручения

- согласование поручений у ответственных лиц

Например, если сотрудники находятся в разных городах, а в компании существует процесс согласования инициатив или других бизнес-процессов то сотрудники вынуждены тратить время на обмен почтовыми сообщениями, сбор подписей, сканирование документов с подписями, обратную отправку и т.д. В 1С "Служебные поручения" подписи ответственных лиц происходит с помощью электронной подписи ответственного лица. Только после подписи всех ответственных лиц поручение будет выполнено исполнителем. Это значительно ускоряет процесс внутренней коммуникации и делает процесс быстрым и эффективным.

- напоминания

Например, отправив электронное сообщение на почту нельзя напомнить о том, чтобы ваше поручение выполнили. В 1С "Служебные поручения" существует механизм автонапоминания о невыполненных поручениях, в виде всплывающего окна поверх всех программ, наподобие того, как всплывают сообщения, когда приходят новые письма в Outlook.

- статусы

Все служебные поручения получают статусы в процессе их обработки. Статусы сопровождаются визуальной обработкой служебных поручений. Например, если служебное поручение выполнено, оно выделено серым фоном. Если утверждено, шрифт зеленый. Если отказано, шрифт красный. Всегда можно понять, в случае, если поручение не выполнено на каком этапе случилась остановка и своевременно среагировать на ситуацию.

- распределение прав

Доступ к созданию, утверждению и исполнению строго регламентирован правами пользователя на доступные действия с документов. Стандартными правами 1С права распределены таким образом, чтобы максимально эффективно, быстро и просто проводить бизнес-процессы.

- прикрепление вложений

К служебным поручениям можно прикреплять дополнительные файлы в формате doc, xls, jpg. Например, если нужно раскрыть какую-нибудь дополнительную информацию с помощью фотографии, договора, коммерческого предложения, то файл можно прикрепить к служебному поручению, а участник процесса с другой стороны его просмотрит. Таким образом, нет необходимости многократно пересылать один и тот же документ нескольким получателям, а это экономит технические и временные ресурсы. Кроме того у администратора программы есть возможность централизовано чистить и удалять устаревшие и ненужные файлы из программы, чего нет в обычном режиме работы с почтой. У администратора нет возможности чистить чужую почту. Так реализовано централизованное управление файлами и ресурсами компании.

Внедренная система управления служебными поручениями сэкономила до 40 % рабочего времени сотрудников уходивших на согласование и утверждение поручений. Данная конфигурация может быть аналогом конфигурации "Управление документооборотом", в которой реализован подобный функционал. Решение "Управление служебными поручениями" может быть настроено под конкретную компанию с учетом внутренних бизнес-процессов. Кроме того, одним из самых огромных плюсов данной системы является ее прозрачность, что является противодействием внутренней коррупции в компании. Цель данного решения - согласованное, своевременное выполнение поручений согласно внутрикорпоративным стандартам компании.

Несколько скриншотов решения: