У багатьох організаціях CIO відіграє важливу роль в автоматизації управління бізнес-процесами. Однак у «айтішників» є як технологічні, так і політичні причини не брати участь в їх автоматизації. Вона дає значний ефект тільки для зрілих і формалізованих процесів, тобто перш, ніж щось автоматизувати, необхідно займатися бізнес-консалтингом, що трохи не відповідає ролі ІТ у компанії. З іншого боку, формальне розгортання ІТ-систем, без адаптації бізнес-процесів, призведе до того, що CIO виявиться винним у витратах бюджету і недостигнутых KPI. Знову ж для автоматизації потрібні відповідні технологічні рішення і навчений персонал. Безумовно, рішень на ринку маса, ось тільки ROI від автоматизації потрібно вважати на як можна більш тривалих строках, а головне, по можливості не згадувати про це показнику після завершення проекту. На жаль, занадто часто співвідношення витрат і доходів від автоматизації не радує.

Які ще причини відмовитися від автоматизації процесів:

- банальне опір змінам;

- невдалий досвід попередніх проектів автоматизації;

- складність проекту та необхідність залучення великої кількості персоналу;

- труднощі з кількісною оцінкою окупності автоматизації (з оцінкою ROI);

- небезпечність (потенційна уразливість пропонованих для автоматизації систем);

- вартість;

- великі інвестиції в успадковані ІТ-системи. В даному випадку успадкованими системами можуть стати і цілком актуальні продукти, впровадження яких завершилося всього 2-3 роки тому, і ті, що тільки-тільки почали більш-менш ефективно працювати в компанії;

- недостатня організаційна готовність до автоматизації;

- складний вибір рішення для автоматизації (неможливість вибрати рішення з максимальним ROI);

- неможливість інтеграції з існуючими ІТ-системами;

- недосконалість бізнес-процесів (для того щоб автоматизувати деякі процеси, потрібно перебудувати весь бізнес компанії).

Доводи на користь автоматизації

 Коли бізнесом опановує ідея автоматизації бізнес-процесів, то, на жаль, тут не до вибору оптимального рішення і відповідності «кращих практик». Задача повинна бути вирішена швидко, з допомогою відомого бренду, і при цьому рішення має моментально заткнути якусь діру в компанії. Пояснити, що у випадку з бізнес-процесами швидко не вийде, зазвичай складно. В довершення всього консультанти різних вендорів одностайно обіцяють саме ті результати, яких хоче бізнес, і саме в ті терміни, які бізнес називає. Звичайно, зазвичай навіть оптимістично налаштовані продавці не обіцяють завершити всі впровадження за 1-2 місяці, але все ж якийсь результат у цій точці вже має бути, так і ліцензії на продукт вже будуть оплачені. Якщо процес не можна запобігти, то варто його очолити і направити гроші і енергію в потрібне русло.

Запобігання втрати доходів завдяки підвищенню ефективності роботи. Все ж ручна праця неефективний і до того ж досить часто не може бути распараллелен. Автоматизація частини рутинних операцій співробітників і запобігання втрат часу за рахунок миттєвої доставки електронних документів і паралельного виконання різних етапів бізнес-процесу дозволяє іноді в десятки разів збільшити його швидкість. Банальне погодження та затвердження електронного документа може займати кілька хвилин замість кількох днів, які потрібні для отримання всіх підписів на паперовому документі.

Запобігання втрати доходів, викликані людськими помилками. Чим хороші правильно зроблені автоматизовані системи, так це вбудованим захистом від помилок. Ви не можете зробити помилку в адресі, ви не заповніть форму нечитабельним почерком, ви повинні будете внести всі необхідні дані - і система (в ідеалі) підкаже, якщо вони не відповідають очікуваним параметрами. Звичайно, людина завжди зможе знайти такий спосіб помилитися, які вбудованим захистом не буде виявлено. Однак кількість помилок все одно знижується на кілька порядків.
Оптимізувати експлуатаційні витрати за рахунок скорочення спеціалізованого персоналу (не з числа ІТ). Автоматизація ручної праці радикально скорочує потреби у персоналі. Компанія може звільнити зайвих працівників, може зайнятися розширенням бізнесу і т. д. В будь-якому випадку CIO може початкове скорочення потреби в персоналі записати на свій рахунок і внести в ROI рішення.

Прискорити досягнення стратегічних цілей компанії завдяки простоті і прагматизму ІТ-рішень. Розмови про стратегічні цілі бізнесу - це часто розмови ні про що. Ніхто особливо не рветься їх виконувати, так як у більшості керівників бізнес-підрозділів немає реальних засобів, що впливають на досягнення таких цілей. Коли CIO керує автоматизацією ключових бізнес-процесів компанії, у нього з'являються важелі впливу на стратегію, і тим самим він може значно розширити доступні можливості і ресурси.

Подолання ізольованості бізнес-підрозділів компанії. У великих компаніях, а тим більше в холдингових структурах різні бізнес-підрозділи діють практично незалежно один від одного. Бізнес-підрозділ - це типовий «айтишный» чорний ящик: на вхід подаються одні відомості, на виході вони перетворюються. Що відбувається всередині, ніхто не знає. Погодити входи і виходи різних підрозділів - складна і нетривіальне завдання. Правильно впроваджена автоматизація бізнес-процесів дозволяє подолати подібну ізольованість. Учасники процесу виконують свої функції та узгодять свої дії в залежності від їх ролі в процесі, а не у відповідності з їх місцем в організаційній структурі компанії.

Управління процесами - не тільки автоматизація

 Банально, але коли мова заходить про бізнес-процеси, то навіть «айтішники» змушені в першу чергу обговорювати людей і процеси, і тільки в другу - технології. Управління бізнес-процесами, крім автоматизації, включає в себе оптимізацію процесів і приведення їх до «кращих практик». Тому важливо наступне. Розробка та автоматизація бізнес-процесів повинні йти рука об руку з розробкою архітектури системи управління підприємством. Головним завданням управління бізнес-процесами повинна бути оптимізація процесів, що дозволить компанії досягти своїх цілей найбільш ефективним і дієвим способом. Управління змінами має здійснюватися спільно з менеджером проекту з автоматизації на протязі всього життєвого циклу. Управління змінами вимагає сильного менеджменту з боку CIO, а також усвідомлення необхідності змін і їх прийняття від керівництва компанії і бізнес-підрозділів. Автоматизація управління бізнес-процесами не повинна бути самоціллю. Часто автоматизація здійснюється з чисто технічної точки зору, без правильного економічного обґрунтування. Необхідно визначити, яку користь дасть автоматизація, з урахуванням вартості проекту, підвищення продуктивності і нових можливостей для отримання доходів. Управління бізнес-процесами - це і наука, і мистецтво. Воно повинно бути ефективним і використовувати засоби автоматизації та оптимізації. Тільки правильна методологія і злагодженість на всіх рівнях дозволять керувати процесами зі стратегічної точки зору.

Консультант з впровадження 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Консультант з обслуговування 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(066)131-75-25
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.