Чи можливо побудувати таку систему управлінського обліку, щоб вона дійсно забезпечувала збирання, реєстрацію, зберігання та надання інформації для керівника у вигляді, зручному для прийняття управлінських рішень?

КАДРИ - ВАЖЛИВИЙ ЕЛЕМЕНТ СИСТЕМИ

 "У мене є мрія, мрія керівника, - одного разу сказав керівник великого комп'ютерного салону в Москві. - Я хочу сидіти перед своїм комп'ютером, і щоб у мене на моніторі була одна велика зелена кнопка. Якщо вся кнопка зелена, значить, в моїй компанії все працює правильно, збоїв немає. Якщо кнопка з одного краю починає червоніти, то це означає, що якась операція пройшла неправильно, і чим більш червона кнопка, тим більші проблеми можуть виникнути в компанії. Хочу, щоб від цієї кнопки можна було простежити діяльність компанії наскрізним чином до найдрібніших деталей. Ось така інтегрована система.
Якщо б у мене була така кнопка, я б не займався весь час рішенням проблем "гасінням пожеж", а дивився б на кнопку і придумував стратегію для компанії". А ви хочете мати зелену кнопку?
У постановці управлінського обліку, як і в будь-якому іншому проекті, є дві складові.

 Перша - це комплекс завдань: як впровадити систему управлінського обліку в компанії, хто буде виконувати облікові функції, коли повинні з'являтися управлінські звіти.

 Друга - безпосередньо самі фінансові технології: складання фінансових та операційних управлінських звітів, методи угруповання й оцінки управлінських даних, аналіз даних, принципи відображення поточних операцій в управлінському плані рахунків.

 Ті принципи побудови системи УУ, які застосовуються зараз, вже перевершують тільки завдання обліку. Ми говоримо вже про систему управління інформацією в компанії як невід'ємної частини системи управління в цілому.
Оскільки при постановці обліку необхідно поєднання як фінансових, так і нефінансових технологій, то в проекті повинні брати участь люди, здатні легко відрізнити від дебет кредиту, а також фахівці, що мають досвід управління проектами і знають інформаційні технології.
Можна і потрібно доручати постановку УУ бухгалтеру? Практика показує, що таке поєднання обов'язків не є правильним і в деяких випадках може принести шкоду компанії.

 Уявіть, у вас є хороший бухгалтер. А бухгалтерія, треба сказати, є однією з найбільш зайнятих служб в компанії. І ще, бухгалтерія - це єдина служба в компанії, яка підпорядковується насамперед Міністерству фінансів і тільки потім генеральному директору. У своїй роботі бухгалтер зобов'язаний дотримуватися букви інструкції, вимагати правильність оформлення первинних документів і вважати прибуток з точністю до копійки.
 Коли ми ведемо мову про УУ і відповідно управлінському бухгалтера, то застосовуємо зовсім інші категорії. Від управлінського бухгалтера вимагаються як можна більш оперативна інформація, фінансові оцінки та прогнози. Точність допустима дуже приблизна. На зустрічі з керівником служби УУ однієї з найбільших російських компаній автору було сказано: "Нам хоча б порядок цифр визначити, коли ми складаємо звіт і прогноз про рух грошових коштів. Плюс-мінус 500 тис. дол. значення не мають". Саме мислення бухгалтера та управлінського бухгалтера-економіста абсолютно різний і має бути різним.
 Що буде, якщо керівник вирішить об'єднати бухгалтера та управлінського бухгалтера в одній особі? Він швидше за все, отримає "мутанта". Якщо у вас класний бухгалтер або економіст, то, намагаючись нав'язати невластиву їм мислення, директор ризикує втратити хорошого фахівця.
Навіть у найбільшій компанії команда по постановці УУ не повинна перевищувати 7 осіб (згадайте правило Олександра Македонського або закони Паркінсона). Ідеальна команда постановників управлінського обліку буде складатися як мінімум з фінансиста, спеціаліста з інформаційних технологій, менеджера (project manager, фахівець з інжинірингових технологій) і, природно, генерального директора.

 Відразу потрібно сказати, що проект, що ведеться без прямої участі першої особи компанії, приречений на невдачу практично з 100%-ною вірогідністю. Як консультанти, ми ніколи не починаємо проект, якщо в ньому не бере участь перша особа. Це, як правило, тільки марна трата часу і грошей клієнта.
 Чому ж так необхідно участь першої особи?
По-перше, при постановці системи УУ структура управління компанією піддається природним змінам: у працівників з'являються нові функції, пов'язані з процесом обліку і складанням звітів, йде впорядкування руху інформації всередині компанії.
По-друге, керівник є головним користувачем управлінських звітів, що настроюються безпосередньо під потреби та уподобання конкретного керівника.
І нарешті, по-третє, як проведення будь-яких змін в організації, впровадження системи УУ викликає природний опір співробітників організації. Це потрібно розуміти і до цього треба готуватися. Співробітники будуть протидіяти проведенню будь-яких нововведень в компанії (цей ефект діє в менеджменті без винятків і носить назву "опір змінам").
Тому для впровадження проекту потрібні жорстка політична воля і відповідні повноваження - таке поєднання має тільки перша особа компанії.

З ЧОГО ПОЧИНАТИ ПОСТАНОВКУ УУ?

 Ступінь регуляризації облікових технологій вкрай невелика. Складно сказати відразу, правильно складається управлінський баланс або операційний звіт про накладних витратах в компанії, так як система УУ вкрай специфічна в кожній компанії, тим паче якщо взяти до уваги високу креативність російських менеджерів.

 Багато раз, приходячи на підприємство, ми констатували поширений діагноз для компаній - "винахід велосипеда" управлінського обліку. Це може бути один звіт з 50 колонок і 3240 рядків, "в якому є все", або звіт про доходи та витратах, у якому доходи обліковуються за нарахування, а витрати по оплаті. На практиці зустрічаються дивовижні способи обліку: від відвертих помилок через незнання технологій до дуже цікавих наукових нововведень, які хочеться рекомендувати в Нобелівський комітет.

 Отже, у вас у компанії напружена ситуація з управлінською інформацією - або "велосипед", або "управлінського обліку немає, але дуже хочеться". Що потрібно робити в таких випадках?
По-перше, зазначити, що наявність системи є однозначно кращим варіантом, ніж відсутність системи як такої.

 По-друге, тут можна відкрити невеликий професійний секрет: система УУ в тому чи іншому вигляді присутня в кожній компанії, хоча, може бути, і називається по іншому; керівник так чи інакше організовує якусь середу управлінської інформації для підтримки прийняття своїх рішень.
 Спочатку принципово важливо зафіксувати поточну ситуацію з управлінського обліку в компанії. Це простіше і зручніше за все робити в стандартних шаблонах: організаційна структура, фінансова структура, визначення місця і ролі кожного працівника в системі управлінського обліку та звітності.
 Моніторинг організаційної структури потрібен, щоб зрозуміти, хто і що робить в компанії. Висловлюючись бухгалтерською мовою, провести загальну інвентаризацію, але не меблів, а підрозділів, персоналу і функцій.
 У директора треба з'ясувати, скільки бізнесів він веде: "Спробуйте, пан директор, назвати точне число продуктів, послуг і видів діяльності, на яких заробляє гроші ваша компанія. Скільки функцій пов'язане з діяльністю вашої компанії? Які організаційні ланки відповідають за те, щоб система працювала?".

 Якщо організаційна структура відповідає на питання "Хто і що робить у компанії?", то фінансова структура - "Хто і скільки в компанії заробляє і витрачає?". Фінансова структура визначає набір ЦФО і їх співвіднесення з організаційними ланками, визначає тип ЦФО (підрозділ приносить в компанію доходи або здійснює витрати). Якщо у вашої компанії фінансова структура вже існує, зробіть простий тест на організацію УУ: перевірте, чи відповідає фінансова структура простого принципу: "Один ЦФО - як мінімум один управлінський звіт".
 Основи обліку на Заході викладають у середній школі. У нас бажаючі можуть (на вибір) пройти двотижневі курси бухгалтера або провчитися у вузі 5 років. Але незалежно від часу і місця навчання мистецтву обліку, перше, з чого починається пізнання уче-та, - це визначення того, що облік собою являє.
 Облік - це первинне спостереження, поточна угруповання, вартісна оцінка і підсумкове узагальнення.
Щоб врахувати що-небудь, потрібно для початку зібрати інформацію - первинне спостереження.  В бухгалтерському обліку цей процес регламентований вимог до оформлення первинних документів. В управлінському обліку таких суворих правил немає.
Далі, необхідно зібрану інформацію згрупувати або за рахунками управлінського обліку, або, якщо ми ведемо облік не тільки у вартісних показниках, за регістрів управлінського обліку. Наприклад, облік організаційної структури (інформація, необхідна для кожного керівника) здійснюється за регістрів:

- напрями діяльності, продукти і послуги;
- функції забезпечення;
- функції менеджменту;
- організаційні (виконавчі) ланки.

 Регістри управлінського обліку служать для зручної класифікації управлінської інформації по об'єктах обліку.
 Наступний крок - необхідно оцінити інформацію. В управлінському обліку застосовується більш широкий спектр прийомів фінансової оцінки, ніж в бухгалтерському обліку. Наприклад, у відповідності з Міжнародними стандартами фінансового обліку можна оцінювати ресурси історичної (фактичної) вартості; вартості, що амортизується; поточної вартості. Оскільки управлінський облік ведеться не тільки у вартісних показниках, то для таких показників застосовуються інші, нефінансові, методи оцінки.
 Останній крок у процесі обліку - це підсумкове узагальнення. Етап підсумкового узагальнення являє собою процес складання звіту. Для управлінського обліку цей етап є якщо не найважливішим, то самим помітним. Фактично звітність - це верхівка айсберга системи УУ, що "з'являється" для керівника. Для керівника важливі саме достовірні і своєчасні звіти. Вони, з одного боку, - результат роботи всієї системи УУ, а з іншого боку, в них відображаються результати управлінських рішень, прийнятих керівником. Кожне управлінське рішення так чи інакше знайде своє відображення в управлінському балансі або управлінському звіті про прибутки та збитки.
 Отже, процес обліку единообразен, що б не враховувалося - цвяхи на складі або цінні папери в депозитарії, - необхідно зібрати інформацію, згрупувати за однорідними ознаками, оцінити її і скласти на її основі звіт.

А як проходить процес обліку у вашій компанії? Що ви враховуєте? Хто збирає інформацію, групує і оцінює її? Хто складає звіти?
Послідовні відповіді на ці питання, записані у відповідному форматі, дають опис системи управлінського обліку компанії.

БІЗНЕС ВИМІРЮЮТЬ ГРОШИМА

 Може здатися, що дуже багато уваги приділяється організації обліку і недостатньо технологій і методів обліку, грошовими показниками, фінансової, управлінської звітності компанії, тобто на питання "Що і хто є в системі УУ?" ми відповіли досить докладно і начебто втратили питання "Як?".
 Як ми ведемо облік, безпосередньо залежить від того, що ми враховуємо. Традиційно компанії більше уваги приділяють УУ у звичному його розумінні, тобто обліку активів, зобов'язань, капіталу, доходів та витрат. Це на Заході називається "фінансовим обліком", але без опублікування звітності для зовнішніх користувачів.
 Як міжнародні стандарти (МСБО), так і національні (GAAP), представляють собою набір принципів, правил і методів ведення обліку таким чином, щоб компанія в кінці звітного року публікувала достовірну фінансову звітність.
Якщо ви - зовнішній інвестор, то для вас жодного значення не має, як ведеться облік, навіть якщо облік в компанії не ведеться зовсім. Головне - щоб компанія при цьому була здатна складати таку звітність, яка правильно б відображала її діяльність. А для того щоб перевірити, наскільки фінансова звітність достовірна, існують аудитори.
 У Росії з управлінським обліком ситуація аналогічна. При його постановці рекомендується вибрати один із загальновизнаних стандартів (МСФЗ, US GAAP, російський бухоблік) і на його основі скласти інструкції, положення та регламенти щодо ведення управлінського обліку.
 У своїй практиці при постановці УУ ми рекомендуємо нашим клієнтам використовувати як основу Міжнародні стандарти фінансової звітності. По-перше, Міжнародні стандарти несуть самі передові бухгалтерські та фінансові технології; по-друге, російський бухгалтерський облік так або інакше знаходиться в процесі реформування в бік відповідності Міжнародним стандартам. Для компанії у будь-якому випадку корисно ознайомитися з МСФЗ навіть для того, щоб знати, що нас чекає в майбутньому.

 Типовий набір положень з управлінського обліку виглядає наступним чином:

- Загальні положення та принципи управлінської звітності.
- Основні засоби.
- Запаси (товарно-матеріальні цінності).
- Управлінський звіт про рух грошових коштів (ЗРГК).
- Управлінський звіт про прибутки і збитки/управлінський звіт про доходи та витрати (ОДР).
- Управлінський баланс (УБ).
- Операційні звіти.
- Доходи і виручка.
- Витрати та ін

 Можна сказати, що кожне положення являє собою докладний опис облікової політики компанії з певного об'єкту обліку, в якому необхідно як мінімум відобразити:

- цілі та завдання обліку даного об'єкта ОЗ;
- умови визнання в обліку;
- момент визнання;
- методи оцінки;
- використовувані рахунки (якщо облік в компанії ведеться з застосуванням управлінського плану рахунків);
- опис документообігу за даним об'єктом обліку;
- розкриття інформації в звітності, організаційний і тимчасовий регламент обліку і звітності.

Положення для кожної компанії суто індивідуальні, але існують деякі загальні моменти, наприклад, для підприємств однієї галузі. Великі компанії, як правило, застосовують більший набір інструментів, ніж малі та середні. Відповідно до положення з управлінського обліку для середніх підприємств побудовані складніше, ніж для великих і дрібних.
І ще на один важливий момент хотілося б звернути увагу. Саме положення є сполучною ланкою між процессными і фінансовими управлінськими технологіями. Саме їх поєднання дає інтегроване рішення в управлінському обліку.
По кожному об'єкту обліку в положенні необхідно відобразити не тільки фінансові технології (методи оцінки, проводки, первинні документи, звіти), але і процес обліку: хто і коли буде вести облік; організаційний і тимчасовий регламент.

"ЗЕЛЕНА КНОПКА" - МРІЯ ЧИ РЕАЛЬНІСТЬ

 Коли ви успішно розробили всі положення та регламенти, створили на папері систему УУ, постає питання: як упровадити її у компанії, як змусити запрацювати цей механізм? Якщо розробка моделі обліку в компанії проходить до трьох місяців, то подальша адаптація компанії до нових компонентів у системі управління має строк не менше одного року.
Якщо держава вирішує встановити нові правила для своїх громадян, то що вона робить? Розробляє і приймає закон, стверджує його з такої-то дати. Усі впровадження нововведень у компанії проходять з різними варіаціями за таким принципом. Якщо в компанії йде постановка системи УУ, то необхідно розробити регламент, затвердити його і зробити законом для компанії. І встановити систему контролю.
 Сучасна наука управління персоналом надає досить імпульсів і методів мотивації співробітників до виконання нових для них функцій і обов'язків, так само як і методів контролю.

 Наприклад, у японському менеджменті є такий підхід: коли кваліфікований співробітник робить тричі одну і ту ж помилку (якщо це не відвертий саботаж), справа швидше за все в неправильній організації процесу.

 Якщо в системі УУ вашої компанії закладено суперечливі елементи, незважаючи на всі зусилля по впровадженню, система працювати не буде. Якщо в державному законі не прописані механізми його функціонування і контролю, той самий законослухняний громадянин не зможе і не буде його виконувати. Якщо система УУ не вивірена щодо механізмів дії та контролю, то змусити цю систему працювати ви не зможете, незважаючи на самі авторизовані методи впровадження.
Створити регламенти, ознайомити співробітників, навчити їх, встановити як закон для компанії і послідовно стежити за його виконанням - завдання, що вимагає від керівника наполегливості, але не позамежних зусиль і перенапруження всіх управлінських ресурсів компанії. На практиці автору доводилося бачити досить успішні компанії, в яких під час впровадження проекту постановки обліку, яке може тривати близько року, весь оперативний керівний склад, включаючи генерального директора, фінансового директора та головного бухгалтера, практично усувався від звичайної роботи, "скидаючи" її на своїх заступників, щоб впровадити систему УУ.
 Може собі це дозволити комерційна компанія, що працює на агресивному ринку? Це дуже великий ризик. Тож, нехай це здасться дещо банальним, постановку управлінського обліку в компанії краще відразу робити правильно.
Одноразова впровадження складних рішень в менеджменті практично ніколи не буває успішним.
 У компанії не можна побудувати складну систему, якщо люди не вміють робити простих. Існує єдиний спосіб побудови інтегрованих рішень, що довів свою ефективність, - це розбиття складної задачі на безліч простих.

 Прості задачі в менеджменті може вирішити кожен співробітник. Складні завдання під силу геніям. І раціональніше буде розподілити безліч простих завдань між безліччю співробітників, а геніїв завантажити розробкою нового продукту, освоєнням нових ринків і іншими, більш цікавими і перспективними завданнями.

Консультант з впровадження 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Консультант з обслуговування 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(066)131-75-25
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.