Автоматизація - це не процес, а стан, її можна почати, але неможливо закінчити, тільки призупинити.

 Приводом для написання цієї статті стали запитання і думки людей, так або інакше пов'язаних з автоматизацією облікового діяльності, з якими мені за родом своєї роботи доводиться досить часто спілкуватися. Я сподіваюся, що познайомившись з запропонованими мною особистими спостереженнями, може бути хто-небудь знайде відповідь на своє питання. Заздалегідь хочу вибачитися перед всюдисущими критиками і прошу зауважити, що даний матеріал є моїм особистим поглядом на проблему і не претендує на роль наукової роботи з узагальненнями та висновками.

 Зазвичай, затіваючи автоматизацію обліку, керівник підприємства має досить прагматичні цілі. Часто вигоду від впровадження автоматизованої системи пов'язують зі скороченням штату бухгалтерії. Отже, міф перший: «впровадження системи обліку дасть можливість звільнити половину бухгалтерів». Це оману я б поставив на перше місце за поширеністю. Страх перед скороченням часто стає головним мотивом саботажу робіт з автоматизації персоналом підприємства. Насправді все трохи інакше. Як правило, з впровадженням автоматизованої системи роботи персоналу бухгалтерії тільки додається. Це пов'язано з тим, що автоматизовані системи обліку - це, насамперед, інструмент для обробки інформації. З впровадженням такої системи з'являється можливість обробляти значно більше цієї самої інформації, ніж це було раніше. Однак інформація в системі не з'являється нізвідки (вже рука потягнулася написати: і не зникає в нікуди, але це не так). У систему вона потрапляє не без допомоги людей. Отже, якщо раніше для ведення бухгалтерського обліку використовувалася однорівнева аналітика, а з впровадженням системи таких рівнів стало три, тоді для занесення цієї самої інформації знадобитися приблизно в три рази більше зусиль. Так, використання системи дозволяє уникнути дублювання інформації, тобто уникати повторного введення одних і тих же даних, але це зовсім не означає, що при збільшенні обсягу інформації її не треба буде вводити в систему. І роблять це, як правило, оператори. Звідси, до речі, слід помилка друга: «з впровадженням системи роботи стане менше». Ні, не менше, більше того, перший час важче працювати стане всім, а потім (та й то, в кращому випадку) вигоди від використання системи отримають лише деякі. До деяких майже завжди ставиться керівництво, яке буде отримувати більш точну і оперативну інформацію, і майже ніколи не ставляться оператори, яким доведеться звикати до нових правил введення інформації (може бути не гіршим, але іншим, що дратує неймовірно), а потім ще і обробляти більші, ніж раніше, обсяги інформації.
 Бажання операторів повернутися до старої системи може призводити до саботажу нової системи і, у виняткових випадках, до диверсій проти неї. М'які методи протидії саботажу не завжди дають ефект і іноді доводиться йти на повну заміну операторського персоналу. Ось це вже не домисел.

 До речі, до питання про економію. Пригадується один випадок з історії автоматизації однієї з американських компаній (можливо, ця історія вигадана). Розповідають, що при впровадженні автоматизованої системи одним із критеріїв ефективності її використання було прийнято кількість зекономленої папери. Керівництво компанії покладало великі надії на те, що поповнить бюджет за рахунок цієї статті витрат. Яке ж було їхнє розчарування, коли з'ясувалося, що з закінченням впровадження системи кількість споживаної папери в компанії не лише не зменшилося, а, навпаки, досить істотно зросла. А пояснення цьому факту досить прозаїчне. Система дала можливість отримувати багато нової інформації, яка у вигляді нових звітів, графіків, зведень, всіляких довідок друкувалася на папері.

 Але ми відволіклися. Наступна група помилок зазвичай виникає на етапі прийняття рішення про способи автоматизації. Деякі, спираючись на думку про те, що, мовляв, у нас все стандартне, шукають готове рішення, інші, керуючись твердженням, що наше підприємство унікальне, намагаються знайти розробника замовний системи. Не беруся обговорювати, життєздатність цих підходів, але вважаю за необхідне поділитися думкою виходячи зі свого особистого досвіду щодо тез, що лежать в основі вибору того або іншого способу. Я вважаю і той і інший тези («моє підприємство унікальне», «у нас все стандартно») - помилкою. Насправді, все залежить від точки зору. З різних позицій одне і те ж підприємство може бути унікальним, так і стандартним. Досвід показує, що для двох однакових підприємств доводиться пропонувати абсолютно різні рішення. Це залежить від цілого ряду факторів. Перш за все, від цілей автоматизації. На жаль, мистецтво управління підприємством залишається мистецтвом. І кожен керівник використовує для своєї діяльності різні методи, різну інформацію. Тому, структура інформації, а, отже, і інформаційні системи, що забезпечують збір, обробку та подання цієї інформації можуть відрізнятися один від одного і досить значно.

 Тому, можу сміливо стверджувати, що немає двох однакових підприємств, як і немає підприємств унікальних (природно з точки зору проблем автоматизації). На підтвердження цих слів, спробуйте згадати, а чи не було у Вас ситуації, коли зі зміною директора починалися роботи з впровадження нової автоматизованої системи, незважаючи на те, що існуюча програма начебто б влаштовувала всіх. Просто змінилася точка зору. З цих же причин не може бути готових (в буквальному розумінні цього слова) рішень, як і немає необхідності кожного разу винаходити велосипед, розробляючи програму з нуля. Істина, як завжди, посередині.

 При прийнятті рішення про шляхи автоматизації важливу частину займає з'ясування можливих витрат на цю благородну справу. Як раз в цій області також склалося досить багато помилок. До речі, відразу згадується жартівлива анкета однієї впроваджувальної фірми, в якій пропонувалося наступне: «...швидко, якісно, дешево (підкреслити одну з запропонованих слів) виконаємо роботи по автоматизації...». Так от про гроші. Часто побутує думка: «Ми купили для нас розробили (не потрібне закреслити) програму за великі гроші, тепер витрати будуть мінімальні, пора пожинати плоди». На жаль, це дуже поширена помилка. Інформаційна система-це не тільки і не стільки програма, комп'ютери, скільки люди, здатні наповнити базу даних конкретною інформацією. І якщо необхідну інформацію просто нізвідки взяти, то можлива ситуація, коли ні одним з тисячі і одного методу, закладеного в програму, неможливо буде скористатися. Тому з придбанням програми все тільки починається і, часом, витрати на те, щоб змусити цю програму працювати багато разів можуть перевищувати власне її вартість. У зв'язку з цим часто перед керівником підприємства виникає воістину гамлетівське питання: залучати консультантів (фахівців), з боку, зауважу, за чималі гроші, чи можна обійтися своїми силами. Погоджуся, що прийняти рішення з цього питання дійсно важко. Незважаючи на те, що зовнішні консультанти мають незрівнянно більший досвід у цій частині, поширене оману, що «ми самі знаємо, що нам потрібно», та й грошей шкода. На жаль, те, що це омана, мене переконали відомі мені факти, коли в результаті робляться свідомо безплідні спроби знайти або створити програму, яка все робить сама або яка навчить жити. З іншого боку, існує ще одна досить поширена помилка, що «ми - унікальне підприємство, тому ніхто не розуміє наших проблем», тому, мовляв, залучення зовнішніх консультантів - марна трата часу і грошей. На жаль, цей міф періодично підживлюється деякими не дуже професійними консультантами і розробниками. Взагалі, взаємовідносини замовника і розробника стали невичерпним джерелом для фольклору. Як не згадати дуже «бородатий» анекдот на цю тему: «За замовленням Аерофлоту в одному дуже закритому НДІ закінчена розробка нової моделі Карлсона, який живе на даху, він, правда, чомусь не вміє літати, зате їсть варення в чотири рази більше попередньої версії...».

 Питання, залучати зовнішніх фахівців з автоматизації або обходитися своїми силами, завжди супроводжувався і супроводжується масою домислів і міфів. Наприклад, «автоматизація - насправді це не просто, а дуже просто. Вибір програми для ведення обліку не складніше покупки телевізора». Такі помилки народжуються завдяки зусиллям деяких «автоматизаторів», що поширюють свою думку через численні друковані видання та інтернет. Це один з методів конкурентної боротьби, але при цьому вводяться в оману потенційні замовники. Чомусь мало кому прийде в голову самостійно виготовляти бензин для свого автомобіля, але щодо розробки автоматизованої системи для свого підприємства чомусь такий підхід вважається раціональним. Ще один домисел, який спонукає керівника намагатися вирішити проблему автоматизації кустарними «домашніми засобами, звучить наступним чином: «всі програмісти та IT-фахівці - шахраї, тому треба розбиратися у всьому самому і викрити їх у некомпетентності». Без коментарів...

 Однак, рано чи пізно, але система все ж з'являється на робочих місцях гаряче улюбленого персоналу, настає етап введення її в дію. І тут створюється найбільш сприятливий ґрунт для народження міфів, легенд, міфів і домислів. Скарги користувачів, ще не навчилися як слід працювати з новою системою зливаються у багатоголосий хор: «... пропадають цифри...на коліні вести облік простіше і швидше... занадто багато зайвих рухів при введенні первинки...для роботи з програмою потрібно бути програмістом...я ніколи не навчуся з цим працювати...робота з програмою вимагає занадто багато часу...» і т. д. і т. п. Основний аргумент на користь того, що система погана, і з нею неможливо працювати - «мені так незручно це робити, я звикла це робити інакше». Після таких слів я одразу згадую той час, коли моя молодша дочка пішла в дитячий садок, їх там стали вчити правильно тримати ложку. Ось, повертаючись додому, вона в точності говорила те ж саме. Що і говорити, етап введення системи в дію є найважчим у всіх відносинах, тим не менш, якщо всі труднощі подолані, настає час пожинати з таким трудом вирощені плоди. І це солодке час народжує чергові помилки. Систему треба супроводжувати. Це факт. А ось те, що це теж коштує грошей, і іноді істотних, для багатьох керівників не є такою. «Як же так, ми стільки витратили на автоматизацію, а тепер необхідно ще витрачатися на супровід!?» - зазвичай вигукують вони. На жаль, як сказав класик, «...а задоволення повинні бути дорогими...». Дивно, але ніхто не дивується, що в гарну автомашину потрібно періодично заливати хороший бензин, інакше вона просто їхати перестане. А от щодо автоматизованої системи чомусь склалася інша думка. «Всі фірми, фахівці, які займаються обслуговуванням і супроводом програм - нахлібники, які тільки і зацікавлені в тому, щоб посадити клієнта «на голку» і тягти, тягти, тягнути гроші з бідних, нещасних користувачів». Що тут скажеш? Нічого, краще промовчати...

 Взагалі, автоматизація це велика робота насамперед керівника підприємства. Тільки завдяки його «божественної» волі все приходить в рух. Тільки завдяки його неусыпному увазі проект буде дихати і рухатися. Якщо Ви керівник, і якщо Ви ночуєте дома і Вам вдалося побачити своїх дітей не спали, значить автоматизація йде успішно.

Консультант з впровадження 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Консультант з обслуговування 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(066)131-75-25
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.