У статті "Автоматизація управлінського обліку і бюджетування" ми розглядали питання вибору інформаційної системи підприємства. У цій ми розглянемо вимоги до програмного забезпечення для автоматизації управлінського обліку. Давайте уявимо типове стан інформаційних систем в російських компаніях. Найбільш відпрацьований і простий ділянку КІС вітчизняної фірми - бухгалтерія, проблема автоматизації якої вирішена 2-4 роки тому. Найбільш популярне програмне забезпечення для цієї задачі - "1С:Бухгалтерія". З автоматизацією задач оперативного контуру керування справи йдуть гірше. Ще не всі фірми вирішили цю проблему (особливо промислові підприємства, в частині виробничого обліку), і використовувані програми тут більш різноманітні. На додаток до системи "1С" зустрічаються і спеціалізовані рішення (страхування, інвестиції, дистрибуції тощо), часто розроблені індивідуально під специфіку операційної діяльності компанії.

Управлінський облік на "простирадлах"

  Для того щоб ефективно управляти підприємством, необхідно в будь-який момент часу мати доступ до інформації про поточний стан компанії. Бухгалтерський облік не може надатиові таких даних. Саме тому зараз гостро постає проблема автоматизації управлінського обліку. Переважна більшість російських підприємств досі вирішують завдання управлінського обліку, складання зведеної і аналітичної звітності, MS Excel, при цьому стикаючись з багаторазовим введенням даних і природними труднощами в консолідації інформації за складним управлінським правилами. Основною причиною цього є висока мінливість вимог компаній до управлінської звітності. Розробивши (або купивши) одного разу програму для автоматизації управлінського обліку, компанія вже не може істотно змінювати принципи обліку, так як вона прив'язана до програмного забезпечення. Для здійснення змін у програмі необхідно вдаватися до дорогих послуг розробника або купувати нову програму. От і змушені економісти і фінансові працівники користуватися "простирадлами" MS Excel , додаючи в ньому все нові і нові терміни і стовпці в звітах. Доходить до абсурду. Одна компанія звернулася до нас за спеціалізованою інформаційною системою через брак вільних стовпців в листах MS Excel.

Кожен керівник має право на оперативну і достовірну інформацію

 Безсумнівно, ряд управлінських звітів можна реалізувати безпосередньо в програмі оперативного контуру. Правда, з двома застереженнями: Якщо мова йде про групу компаній з віддаленими офісами, то в разі використання різнорідного ЗА проблема отримання консолідованої управлінської звітності залишиться; У будь-якому випадку, не вдасться отримати повну систему управлінських звітів, оскільки практично ніколи в програму оперативного контуру не вводиться 100% усіх господарських операцій компаній. Це означає, що всю систему бюджетів (мається на увазі класична схема складання бюджетів, або майстер-бюджет), включаючи управлінський баланс, скласти на даних оперативного контуру не вдасться. Як правило, дані по зарплаті, податках, банківськими кредитами, основним засобам в оперативному контурі відсутні. А інформацію про стан і рух товарних запасів, грошових коштів, комерційної заборгованості, прямих доходів і витрат компанії отримати можна. Так що з оперативного контуру для управлінської звітності можна отримати лише звіт про стан поточних активів і пасивів підприємства, іноді ще називається комерційним балансом фірми. Потім ці дані переводяться в Exсel, доповнюються відсутньої інформацією, і виходить звіт на стіл керівнику, який складається з "суміші" експертних оцінок і фактів, частина даних в якому зібрана з оперативного контуру, інша частина - з бухгалтерії, а третя - з вручну врахованих даних. Неважко здогадатися, що термін підготовки такого звіту може розтягнутися в часі і, до моменту отримання звіту керівником, інформація може втратити актуальність, не кажучи вже про те, що ризик втрат від прийняття управлінських рішень, заснованих на такий звітності вельми великий. Із сказаного видно, що ЗА оперативного контуру вирішує локальні завдання, але не є системою інформаційної підтримки управління, яка повинна не тільки забезпечувати керівництво актуальною і достовірною інформацією про всіх бізнес-процесах підприємства в конкретний момент часу, але і реалізовувати повний цикл від планування бізнесу до аналізу результатів діяльності підприємства і подальшого коректування планів.

Як виглядає оптимальна система управлінського обліку

 Яким же вимогам повинна відповідати система управлінського обліку, для того щоб бути ефективним інструментом для прийняття управлінських рішень? Виділимо основні принципи побудови автоматизованих систем управлінського обліку і бюджетування:

  1. Принцип багатоваріантності стандартів ведення управлінського обліку, планування, аналізу і контролю. В даний час на багатьох підприємствах незалежно від форми власності і масштабів діяльності проводиться активна робота по упорядкуванню (стандартизації) бізнес-процесів у цілому. Це стосується і розробки стандарту управлінського обліку: виділення центрів фінансової відповідальності, структури бюджетів компанії, регламентів бюджетування фінансово-економічного аналізу, облікової політики та ін. Після появи такого стандарту виникає потреба ведення управлінського обліку в єдиній інформаційній базі. А якщо в статутний капітал вклали кошти іноземні інвестори, то виникає необхідність в наданні звітності, наприклад, в міжнародних або національних стандартах.
  2. Принципи дотримання правил обліку. Управлінський облік не повинен залежати від бухгалтерського обліку, оскільки вони виконують різні функції на підприємстві, тим більш що бухгалтерський облік є одним з інструментів управлінського. І все ж ігнорувати основні положення і принципи бухгалтерського обліку не має сенсу. Навпаки, їх використання дозволяє побудувати логічну, коректно працюючу систему, перевірену часом.
  3. Принцип одноразового введення даних. Як зазначалося раніше, частина даних в управлінському обліку витягується з бухгалтерського контуру. Тому для забезпечення достовірності інформації, мінімізації роботи по введенню даних в систему дуже важливо, щоб в автоматизованій системі був функціонал для налаштування правил автоматичного перенесення даних з первинних документів і бухгалтерських операцій в управлінський контур.
  4. Принцип гнучкості налаштування системи. Основним результатом дотримання даного принципу в побудові системи є відповідність налаштованої системи задачам підприємства, можливість "перенести" розроблений стандарт в інформаційну систему. Тому виникає потреба в універсальному і наочному механізм настройки, наприклад системи бюджетування та показників фінансового аналізу.
  5. Принцип безпеки або поділу доступу до управлінської інформації. У побудові будь-якої автоматизованої системи повинен бути дотриманий принцип її безпеки, тим більше це важливо для системи управлінського обліку. Інформація повинна бути закрита від зовнішніх користувачів, тому що в цьому випадку вона є комерційною таємницею підприємства. Для внутрішніх користувачів система повинна забезпечувати доступ до необхідної інформації в залежності від займаної посади і виконуваних функцій, тобто дозувати. Її кількість має бути необхідним і достатнім.

 На жаль, на українському ринку програмного забезпечення систем, які відповідають всім перерахованим вимогам вкрай мало. Однією з таких програм є рішення фірми 1С для автоматизації управлінського обліку і бюджетування, яка вже довгий час використувується українсьмими споживачами.

 

Консультант з впровадження 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Консультант з обслуговування 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(066)131-75-25
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.