Що таке автоматизація документообігу? У наш час це не тільки прискорення діловодства, скорочення часу на виконання операції, а ще й достовірна інформація.

Планування операційного бюджету, платіжного календаря, планів закупівель, складських залишків і т.д. тим точніше, чим швидше обробляється інформація, що поступає. Програми для обліку запросто справляються з функцією автоматизації, однак і з програмою немає 100% гарантії повноти даних. Як завжди є кілька АЛЕ, з якими одні компанії справляються успішно, завдяки чіткій вибудуваної інформаційній політиці, інші чешуть потилицю в пошуках причин. Виявляється куплена сучасна техніка, дорога програма не всі ключі до успіху в даній справі. Головне - люди, які вміють, знають. Нижче перераховані основні фактори, що впливають на якість автоматизації документообігу підприємства:

1. Обладнання. Звичайно ж, мова йде про ПК, серверах та іншої необхідної офісної техніки. Також якщо компанія займається роздрібно-торговими операціями, то не обійтися без спеціалізованого торгового обладнання (сканери, термінали збору даних, касові апарати). Для продуктивної роботи парк комп'ютерів потрібно оновлювати кожні 7-10 років. Якщо скажімо у вас великий документообіг - 100-500 первинних документів у день, то як наслідок, і база даних за період (1 рік) буде відповідна - 5-7 Гб. При такому навантаженні база даних за 3 роки розростеться до 15-20 Гб. Відповідно для обробки таких обсягів інформації потрібно хороше обладнання з клієнт-серверним варіантом роботи. До того ж робота з даними, вилучення інформації за минулий період, формування звітності буде сповільняться пропорційно зростанню бази даних. Тому із зростанням сховища даних необхідно періодично проводити перегляд (апгрейд) потужностей обладнання за допомогою нарощування ОЗУ або заміни окремих частин обладнання.

2. Програмне забезпечення. У корпоративних бізнес-додатків, призначених для автоматизації обліку безліч різновидів, аж до автоматизації конкретних галузей. Звичайно ж, максимально корисним буде програмне забезпечення найбільш відповідне для автоматизації саме конкретної господарської діяльності. Якщо у вас специфічне виробництво або індивідуальна методика управлінського обліку, то доведеться дописувати ПЗ під себе. Отже, тут все залежить від 1) сфери діяльності компанії (виробництво, торгівля, послуги, ресселером) 2) обсяги оброблюваної інформації. Виходячи з потреб компанії та її бізнес-процесів можна підібрати необхідне програмне забезпечення для автоматизації. Найголовніше правило, якщо ви не маєте наміру нескінченно витрачати гроші на доопрацювання ПЗ, вибирайте спочатку програму на 80% задовольняє вашим потребам, інакше ризикуєте або отримати програмний продукт не задовольняє ваші потреби, або будуть додаткові витрати на доопрацювання софта, а це якість, час і гроші. Крім того якщо первинний документообіг великий, необхідно підібрати програму, наприклад, яка вміє завантажувати в облікову програму сканкопію документа, економлячи таким чином час оператора і т.д.

3. Персонал. Яку програму для обліку ви б не купили, яку б сучасну техніку не використовували, з непідготовленим низькокваліфікованим персоналом не домогтися якісного результату. Підготовка персоналу, навчання, кваліфікація - ключові в якісному веденні діловодства. Якщо розглядати в контексті Мета - Засоби - Виконавець, то кваліфікований персонал - це заключна і рушійна сила в організації документообігу. Як би грубо звучало, мавпа з арифмометром не вирішить саму примітивну задачу. Те ж саме і з низькокваліфікованим персоналом. Тому при покупці (розробці) програмного забезпечення для автоматизації документообігу на підприємстві обов'язково обговорюйте і вмикайте роботи з навчання персоналу в зобов'язання постачальника програмного продукту.

 Тільки досягнувши взаємозв'язку трьох складових Обладнання - Програма - Персонал можна домогтися своєчасного, ефективного документообігу, а доступ до актуальної інформації та своєчасне прийняття управлінських рішень окупить кошти витрачені на обладнання сучасних автоматизованих робочих місць.

~ ЛЬВІВ ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
м. Львів, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

~ РІВНЕ ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
м. Рівне, 
  +38(066)131-75-25
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

~ ВІННИЦЯ ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
м. Вінниця, 
  +38(050)139-75-55
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

~ ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
м. Хмельницький, 
  +38(063)820-61-22
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.