Побудова системи бюджетування та управлінського обліку - важливе завдання, що стоїть перед керівниками і фінансовим менеджментом компанії, що бажає розвиватися і ефективно функціонувати на ринку. Це відзначається практично всіма відвідувачами форумів і конференцій, присвячених питанням фінансового управління, і повністю відображає реалії сьогоднішньої кон'юктури. Правила гри сьогодні такі, що по-справжньому успішним може стати той, хто ефективний, тобто той, хто постійно знижує свої транзакційні витрати і найбільш оптимально використовує результати.

ЯК БУТИ УСПІШНИМ?

Відповідь проста. Для початку необхідно розробити методологічно вірну систему управління фінансами, яка буде відповідати індивідуальним потребам підприємства. У компанії повинна бути необхідна фінансова структура, розроблені бюджети і показники внутрішнього аналізу, описані процеси планування і управлінського обліку, створені необхідні для власників, топ-менеджерів і інвестора звітні форми, що відображають стан справ на підприємстві.

Розробка методології - це тільки перша задача для створення ефективної корпоративної системи фінансового управління, хоча і найважливіша, оскільки якщо не зроблено перший крок чи зроблений не в ту сторону, подальший рух відбуватиметься в хибному напрямку. Однак питання щодо розробки методології - це тема окремого обговорення. Зараз уявимо, що у нас вже є розроблені фінансова та бюджетна структура, практика управлінського обліку, система планування і внутрішнього аналізу. Дані розробки закріплені в додатках, які є регламентними документами для всіх співробітників, що беруть участь в процесі бюджетного управління. Виникає питання: що потрібно зробити, щоб робота почалася, а не залишилася на папері? Начебто зрозуміло - почати працювати по закріплених у документах регламентам. Але для цього нам потрібно:

· Зробити цю роботу ефективною

· Знизити трудовитрати співробітників на ведення бюджетування та управлінського обліку

· Підвищити оперативність надання даних

· Забезпечити повноту і достовірність

· Знизити транзакційні та комунікативні витрати при взаємодії учасників процесу фінансового управління

Більшість з вищепереліченого хвилює нинішніх топ-менеджерів і власників, які розуміють особливу важливість підвищення ефективності управління за рахунок скорочення як матеріальних, так і інформаційних витрат, і багато хто сьогодні починають інтенсивно вирішувати дані завдання з використанням інформаційних технологій.

АВТОМАТИЗАЦІЯ. НАВІЩО І ДЛЯ ЧОГО?

Замислюючись про автоматизацію, для початку необхідно визначитися з цілями даного процесу, а потім, виходячи з цілей, - пред'явити вимоги до автоматизованої системи управління. Вимоги, як показує практика, можуть бути різними залежно від індивідуальних специфічних особливостей діяльності компанії. Найголовніше, така інформаційна система управління в процесі роботи повинна надавати повні, достовірні та оперативні відомості про функціонування підприємства, тобто є такою системою збору та планування фінансових результатів, спираючись на яку керівник зміг би прийняти обдумане рішення для свого бізнесу. При цьому під повнотою розуміють весь перелік необхідної інформації, який міститься в інформаційній системі, під достовірністю - те, що відомості, які знаходяться в системі, можна довіряти без додаткових перевірок і ревізій. Оперативність передбачає, що інформація в автоматизованій системі відображає реалії саме сьогоднішнього дня. Далі всі вимоги, цілі, критерії успішності і ризики проекту з автоматизації, ситуація «як є» і «як має бути» з додатком плану робіт повинні бути зафіксовані в статуті проекту - основному регламентує документі, що описує проект з автоматизації бюджетування та управлінського обліку в компанії .

ВИБІР ІТ-РІШЕННЯ

З якими завданнями стикаються співробітники, відповідальні за вибір того чи іншого інформаційного рішення?

1. Автоматизація всього циклу управління фінансами в одному контурі

2. Забезпечення реалізації розробленої методології

3. Гнучкість ІТ-рішення, можливість оперативного внесення змін

4. Забезпечення інформаційним рішенням зручності роботи користувачів

5. Інтеграція ІТ-рішення з інформаційними системами, що надають фактичні дані

6. Автоматичне і моментальне отримання звітності

7. Автоматичне планування бюджетів

8. Можливість ведення бюджетування по міжнародними стандартами

9. Інтеграція фінансів з процесами та проектами

10.Можливість віддаленого доступу до програмного засобу

11.Дополнітельно: багатосценарні і багатовалютність планування та обліку, різні варіанти бюджетування.

Зупинимося детальніше на кожному пункті.

Автоматизація всього циклу управління фінансами в одному контурі. Планування, облік, внутрішньогосподарський контроль і аналіз повинні проводиться в єдиному інформаційному середовищі для можливості в кінцевому підсумку прийняти обдумане і системне рішення і сформувати управлінський вплив. Відсутність єдиної та комплексної системи управління фінансами, яка у собі всі етапи фінансового циклу (рис.1) призводить до того, що співробітники фінансової служби підприємства постійно змушені витрачати час на узгодження даних різних систем, ІТ-співробітники компанії - прописувати шлюзи передачі даних з однієї системи в іншу. Даний процес-пряма причина виникнення транзакційних витрат в компанії, що виражаються у вигляді втрати часу і матеріальних ресурсів.

Забезпечення реалізації розробленої методології. Програмний продукт повинен всебічно і гнучко реалізовувати розроблену методологію ведення бюджетування та управлінського обліку, закріпленого в положеннях, з можливістю здійснення оперативних донастроек, пов'язаних із зміною принципів, методики і техніки внутрішнього планування та обліку. Це дуже важлива характеристика інформаційного рішення, яка повинна прийматися до уваги, в першу чергу, при виборі програмного забезпечення, покликаного автоматизувати фінансовий облік компанії, від якого безпосередньо залежить величина витрат на впровадження і супровід даної системи.

Гнучкість ІТ-рішень, оперативного внесення змін. Всі складові моделі бюджетування та обліку повинні володіти варіативністю, тобто фахівці фінансової служби зобов'язані в оперативному режимі доналаштувати, змінити, скоригувати модель фінансового управління (рис 2). Це можливо лише тоді, коли конкретно сам предметний фахівець і створює дані налаштування, а також ключові елементи системи такі як: фінансова структура, моделі бюджетів, рахунки і правила отримання фактичних даних. Вони не є «зашитими» на рівні коду константами програми, а можуть бути створені і змінені на рівні користувача з урахуванням вимог безпеки системи.  

Виконання даних вимог до програмних продуктів значно сприяє зростанню ефективності управління, оскільки дозволяє безпосередньому власникові системи, яким у більшості випадків є фінансовий директор, бути справжнім «господарем» (тобто бути компетентним у налаштуванні) своєї фінансової системи.

Приклад 1

Розглянемо випадок із практики. У компанії, що займається виробництвом технічного обладнання, бюджетне планування і управлінський облік були реалізовані співробітниками ІТ в одному з програмним продуктів, що автоматизують бюджетування, з урахуванням всіх методологічних вимог фахівців фінансового відділу. Віддалені підрозділи вели планування в книгах MS Excel і щотижня висилали свої плани і звіти в головну компанію, що значно ускладнювало процес консолідації даних в підсумкових бюджетах і призводило до практичної неможливості складання управлінського балансу. У компанії була розроблена система фінансової відповідальності через бюджети, тобто розроблені необхідні форми документів для введення плану і отримання звітності, принципи автоформування отримання фактичних даних і необхідні регламентні процедури (закриття рахунків, рознесення непрямих витрат та ін). Через два-три місяці зміни ситуації на ринку спричинили за собою необхідність організаційних змін усередині компанії і, отже, зміна фінансової структури та методології ведення управлінського обліку. Фахівцями компанії, впроваджують систему бюджетного управління близько шести місяців, довелося заново переписувати всю логіку налаштувань програмного продукту. Таким чином, можна сказати, що ведення бюджетування в таких жорстких, оперативно не змінних програмних продуктах, схоже з реалізацією бюджетування та обліку в Excel, коли відбувається втрата оперативності і гнучкості, а також неможливо повноцінно відобразити специфіку діяльності компанії.

Забезпечення інформаційним рішенням зручності роботи користувачів. Програмний продукт повинен враховувати вимоги користувачів, що працюють в системі, за змістом і зовнішнім виглядом документів, з якими доводиться працювати. Іншими словами, ІТ-рішення має підтримувати принцип ведення колективного планування в компанії, коли фахівці різних відділів вводять свої фінансові плани в єдиному інформаційному середовищі.

Інтеграція ІТ-рішення з інформаційними системами, що представляють фактичні дані. Дуже важливо, щоб програмне засіб для ведення бюджетування та управлінського обліку мало можливість легкого об'єднання з джерелом даних по фактичної діяльності компанії, яким є бухгалтерський та оперативний облік. Від даного властивості ІТ-рішення серйозним чином залежать оперативність отримання достовірних даних в управлінському обліку і можливість проведення план-фактного аналізу діяльності компанії, що впливає в кінцевому підсумку на швидкість прийняття управлінських рішень топ-менеджментом компанії.

Приклад 2

Компанія займається виробництвом фотопродукції. Бухгалтерія ведеться в системі 1С Підприємство 8.2. Існує сильний штат програмістів, які добре знають свою справу. Керівництвом компанії було поставлено завдання «дописати» типову конфігурацію 1С та створити базу для ведення упрвленческого обліку, в яку б потрапляли фактичні «очищені» бухгалтерські дані. Тепер програмістами були написані правила перенесення і трансформації даних в управлінський контур, необхідні звітні форми для цілей керівництва компанії. Планування ведеться в таблицях MS Excel, при цьому частина планів компанії складається співробітниками фінансового відділу, частина - співробітниками інших функціональних служб (маркетинг, відділ продажів). Проблеми можна виділити наступні:

1. Подвійне введення фактичних даних для цілей проведення план-фактного аналізу (планування ведеться в таблицях MSExcel, управлінський факт збирається в дописаною 1С).

2. Бізнес компанії інтенсивно розвивається, і від облікової системи постійно потрібні нові дані для аналізу, що важко здійсненне, у зв'язку з відсутністю гнучкої інформаційної системи:

a. витрачається час на написання технічного завдання програмістам;

b. переклад завдань, що стоять перед співробітниками фінансової служби, відповідно з мови фінансиста на технічну мову програмістів займає тривалий час;

c. зворотній зв'язок від програмістів також йде на технічній мові термінів.

3. Складність консолідації бюджетних даних. У компанії був розроблений досить значний перелік бюджетів (функціональні), які необхідно зводити в підсумкові бюджети руху коштів, бюджет доходів і витрат. Даний процес займав багато часу і сил, оскільки вимагав постійної звірки планових бюджетних даних на їх коректність і порівнянність один з одним.

4. Не зводився управлінський підсумковий баланс. Такий варіант бюджетного управління не може бути зразковим прикладом, хоча теж має своє право на існування. З цього починають невеликі компанії з нескладним видом діяльності, коли штат фахівців ще не такий великий і транзакційні витрати не мають прямого і сильного впливу на функціонування компанії. Якщо ж копання динамічно розвивається на ринку, то такий варіант автоматизації системи фінансового управління призводить лише до зростання проблем і втрати орієнтації в просторі.

Таким чином, в ідеалі система фінансового управління повинна забезпечувати достовірними плановими даними, так і фактичними даними керівництво компанії в одній програмному середовищі.

Автоматичне і моментальне отримання звітності. Програмне рішення має дозволяти отримувати комплексну систему управлінської звітності в будь-який момент часу. У будь-яких цікавлять розрізах для здійснення оперативного контролю за фінансовим станом компанії. Вищим пілотажем буде автоматична побудова упрвленческого балансу.

Автоматичне планування бюджетів. Для скорочення трудовитрат на здійснення планування, в програмному продукті мають бути передбачені механізми автоформування планових даних залежно від різних умов (планування парафій від витрат, різні регламентні процедури і т.д.)

Приклад 3

Розглянемо виробниче підприємство агропромислового сектора, що має досить складний виробничий цикл з великою кількістю господарських операцій. Облік даних операцій ручним способом займав левову частку часу співробітників фінансового відділу. За рахунок використання можливості програмного забезпечення по автозаповнення статей бюджетів залежно від рухів за іншими статтями були значно скорочені трудовитрати на ведення упрвленческого обліку і планування в компанії, підвищилися ефективність планування обліку, що в кінцевому підсумку призвело до скорочення матеріальних витрат на 10%.

Можливість ведення бюджетування та обліку за міжнародними стандартами. У зв'язку з інтенсивними процесами інтеграції з країнами ммеждународного співтовариства і можливістю виходу компаній на міжнародний ринок капіталу дана властивість програмного продукту відіграє все більшу роль при виборі засобу для автоматизації системи управління фінансами. Вітчизняний топ-мененджмент дивиться в майбутнє, і багато хто розуміє, що через два-три роки отримувати звітність за стандартами МСФЗ буде вже нагальною необхідністю.

Інтеграція фінансів з процесами та проектами. Процесне управління стає все більш популярним останнім часом. Коли підприємство будує свою діяльність навколо процесів - це вважається верхом майстерності. Таким чином, програмний продукт з бюджетування та управлінського обліку повинен автоматизувати сам процес ведення бюджетування та упрвленческого обліку, раніше розроблений на папері. Приклад процесу планування бюджету доходів і витрат представлено на рис. 3.  

 

Можливість віддаленого доступу до програмного засобу. Компанії з географічно розподіленої філіальної структурою не завжди мають фінансові можливості, щоб придбати програмний продукт для кожного офісу. Та й топ-менеджерам, які перебувають у відрядженнях і поїздках, необхідно постійно тримати руку на пульсі управління компанією. Тому сьогодні одним із значущих якостей програмного рішення є його можливість забезпечити віддалений доступ через Інтернет до бази даних організації.

Багатосценарні і багатовалютність планування та обліку, різні варіанти бюджетування. У підприємства зазвичай існує кілька варіантів розвитку на майбутнє, то є кілька сценаріїв планів, наприклад, оптимістичний, реалістичний та песимістичний. При цьому чим далі часовий горизонт планування, тим більше може бути різних варіантів. Плюс до всього значне число компаній здійснює свою діяльність не лише у вітчизняній валюті, а й в інших національних валютах. Отже, для оптимального ведення автоматизованого планування та обліку програмним засобом повинні підтримуватися всі перераховані вище характеристики.

Висновок.

Таким чином, якщо ви вирішили автоматизувати систему управління фінансами у своїй компанії, для того щоб отримати максимальний ефект від даного процесу, вам необхідно розуміти наступне: ІТ-рішення - це засіб реалізації цілей фінансового управління, і воно повинно відповідати тим вимогам, які пред'являють до нього фінансові фахівці компанії. Тільки тоді вбрання ІТ-рішення буде повноцінним інструментом внутрішньогосподарського планування, обліку та аналізу, а витрати на автоматизацію будуть інвестиціями в підвищення якості корпоративного управління. 

Консультант з впровадження 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Консультант з обслуговування 1С

УКРАЇНА
61000 м. Харків, пл. Повстання 7/8, 
  +38(066)131-75-25
  +38(057)761-99-01
   Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.