Часто вы могли слышать слова «документ в электронном виде», «электронный документооборот» и это не удивительно, потому что в будущем большинство компаний будут обмениваться документами именно в электронном или как еще говорят безбумажном.

В ЧЕМ СМЫСЛ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Представьте двух партнеров по бизнесу (продавца и покупателя), которые сотрудничают на регулярной основе. При каждой поставке продавец обязан подготовить сопроводительные документы, в которые входят: расходная накладная, товарно-транспортная накладная, оригинал счета на оплату, универсальный передаточный документ, иную документацию, обозначенную договорными обязательствами или законодательством. Хорошо, если все документы выписаны верно, при поставке не возникло боя порчи товара и т.д. Если случилось одно из перечисленных событий, то бухгалтеру или другому уполномоченному лицу придется переделывать весь комплект документов и отправлять со следующей поставкой, либо по почте, если срочно. Что самое плохое, при возникновении таких ситуаций принимающая поставку сторона (покупатель) может не дождаться замены документов, принять на себя дополнительные издержки, связанные с боем, порчей, пересортицей и поставить на приход поступление по первоначальным оригиналам документов. В то время когда по почте уже выслана замена этих самых документов. Такая несогласованность – частая ситуация в компаниях с интенсивным документооборотом, и, вот такие ситуации приходится решать но уже с гораздо большими затратами по времени, либо идти на конфликт.

Так вот, электронный документооборот решает задачи:

- обмена документами с гарантией визы принимающей стороны
- cокрощения издержек на первичный и вторичный обмен документами
- значительно уменьшает риски несовпадения первичного документа у поставщика и покупателя
- значительно сокращает время на обмен документами
- снимает с отдела бухгалтерии необходимость проверки наличия первичного документа подписанного обеими сторонами

Если все так, хорошо, то почему еще все не внедряют электронный документооборот?

Дело в том, что с точки зрения закона электронный документооборот не является обязательным. Т.е. сам документооборот является юридически-значимым, но при этом компании, которые хотят работать через бумажные накладные могут работать через бумажные накладные. Играет роль и общий уровень информатизации контрагентов. Скажем, ИТ-инфраструктура крупного налогоплательщика по оснащенности и готовности решать различные задачи будет значительно превосходить возможности субъекта МСБ, у которого, возможно, до сих пор документы выписываются в Excel.
Поэтому как только электронный документооборот станет не только юридически-значимым, а и обязательным условием ведения предпринимательской деятельности, тогда вся система перейдет на новый уровень. Но для этого сами инструменты ведения ЭДО должны быть доступны в том числе субъектам МСБ, иначе это можно рассматривать как дискриминацию малого бизнеса.
Наряду с частным бизнесом государственные компании также внедряют решения, улучшающие качество управления документооборотом и отчетностью. Например, решение 1С "Бюджетная отчетность 8" решает следующие задачи:

- импорт отчетной документации
- планирование списка отчетных бланков
- мониторинг своевременного направления плановых отчетов
- составление консолидированного отчета
- экспорт документации в форматах Казначейства
- ролевое распределение задач

Если вам интересна данная тема, можете обратиться к нашим партнерам, которые занимаются установкой 1С бюджетная отчетность 8. Данный продукт обладает всеми преимуществами решений на платформе 1С Предприятие, в том числе опцией импорта и экспорта данных в соответствии со стандартами 1С.

Наши проекты | Купить 1С | Услуги по 1С | ПрограммированиеАренда сервера | Блог 

Сопровождение, доработка, консультация, обучение, по программе 1С. Информационно-технический консалтинг, почасовая и сдельная оплата. Запуск новых проектов, реализация решений под ключ.

© 2021 1С ПРОЕКТЫ И РЕШЕНИЯ /1С СЕРВИС 24/7