Что такое автоматизация документооборота? В наше время это не только убыстрение делопроизводства, сокращение времени на выполнение операции, а еще и достоверная информация.

Планирование операционного бюджета, платежного календаря, планов закупок, складских остатков и т.д. тем точнее, чем быстрее обрабатывается поступающая информация. Программы для учета запросто справляются с функцией автоматизации, однако и с программой нет 100 % гарантии полноты данных. Как всегда есть несколько НО, с которыми одни компании справляются успешно, благодаря четкой выстроенной информационной политике, другие чешут затылок в поисках причин. Оказывается купленная современная техника, дорогая программа не все ключи к успеху в данном деле. Главное - люди, умеющие, знающие. Ниже перечислены главные факторы, влияющие на качество автоматизации документооборота предприятия:

1. Оборудование. Конечно же, речь идет о ПК, серверах и прочей необходимой офисной технике. Также если компания занимается рознично-торговыми операциями, то не обойтись без специализированного торгового оборудования (сканеры, терминалы сборы данных, кассовые аппараты). Для производительной работы парк компьютеров нужно обновлять каждые 7-10 лет. Если скажем у вас большой документооборот - 100-500 первичных документов в день, то как следствие, и база данных за период (1 год) будет соответствующая - 5-7 Гб.  При такой нагрузке база данных за 3 года разрастется до 15-20 Гб. Соответственно для обработки таких объемов информации нужно хорошее оборудование с клиент-серверным вариантом работы. К тому же работа с данными, извлечение информации за прошедший период, формирование отчетности будет замедлятся пропорционально росту базы данных. Поэтому с ростом хранилища данных необходимо периодически проводить пересмотр (апгрейд) мощностей оборудования с помощью наращивания ОЗУ или замены отдельных частей оборудования.

2. Программное обеспечение. У корпоративных бизнес-приложений, предназначенных для автоматизации учета множество разновидностей, вплоть до автоматизации конкретных отраслей. Конечно же, максимально полезным будет программное обеспечение наиболее подходящее для автоматизации именно конкретной хозяйственной деятельности. Если у вас специфическое производство или индивидуальная методика управленческого учета, то придется дописывать ПО под себя. Итак, здесь все зависит от 1) сферы деятельности компании (производство, торговля, услуги, ресселер) 2) объемы обрабатываемой информации. Исходя из потребностей компании и ее бизнес-процессов можно подобрать необходимое программное обеспечение для автоматизации. Самое главное правило, если вы не намерены бесконечно тратить деньги на доработку ПО, выбирайте изначально программу на 80 % удовлетворяющим вашим потребностям, иначе рискуете либо получить программный продукт не удовлетворяющий ваши потребности, либо будут дополнительные траты на доработку софта, а это качество, время и деньги. Кроме того если первичный документооборот большой, необходимо подобрать программу, например, умеющую загружать в учетную программу сканкопию документа, экономя таким образом время оператора и т.д.

3. Персонал. Какую программу для учета вы бы не купили, какую бы современную технику не использовали, с неподготовленным низкоквалифицированным персоналом не добиться качественного результата. Подготовка персонала, обучение, квалификация – ключевые в качественном ведении делопроизводства. Если рассматривать в контексте

Цель – Средства – Исполнитель

то квалифицированный персонал - это заключительная и движущая сила в организации документооборота. Как бы грубо не звучало, обезьяна с арифмометром не решит самую примитивную задачу. То же самое и с низкоквалифицированным персоналом. Поэтому при покупке (разработке) программного обеспечения для автоматизации документооборота на предприятии обязательно обсуждайте и включайте работы по обучению персонала в обязательство поставщика программного продукта.

 Только добившись взаимосвязи трех составляющих:

Оборудование – Программа – Персонал

можно добиться своевременного, эффективного документооборота, а доступ к актуальной информации и своевременное принятие управленческих решений окупит средства потраченные на оборудование современных автоматизированных рабочих мест.

~ КИЕВ ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
г. Киев, 
  +38(066)131-75-25 Viber
  +38(057) 761-99-01
   Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

~ ХАРЬКОВ ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
г. Харьков, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057) 761-99-01
   Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

~ ДНЕПР ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
г. Днепр, 
  +38(050)13-97-555 Viber
  +38(057) 761-99-01
   Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

~ ОДЕССА ~

КОНСУЛЬТАНТ 1С
г. Одесса, 
  +38(063)820-61-22
  +38(057) 761-99-01
   Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

 © 2017 1С ХАРЬКОВ ПРОЕКТ /Сопровождение 1С в РФ 1С СЕРВИС 24/7 / Разработка и продвижение сайта KioSeo.com