Процесс отгрузки товара

 

 

Подпроцессы/операции

 

 

Ответственные

 

 

Переходы

 

1.       Оформление расхода в учетной системе

 

 

 

Старт процесса

Часть процесса (п.п. 1.1.–1.5.) можно реализовать до прибытия транспортного средства

 

1.1.    Печать Акта отгрузки товара из учетной системы (стандартная форма) на основании Заказа покупателя, утвержденного кредитным контролером.

 

В Акте отгрузки указывается заказанное к отгрузке количество товара (колонка «Заказ к отгрузке»).

 

Для покупателей, работающих по предоплате – кредитный контролер дает разрешение на отгрузку Заказа (т.е. утверждает Заказа к отгрузке), если данный Заказ полностью оплачен.

 

Для покупателей, работающих с отсрочкой платежа – кредитный контролер дает разрешение на отгрузку Заказа (т.е. утверждает Заказ к отгрузке), если покупатель не имеет просроченной задолженности по предыдущим отгрузкам и по итогам выполнения Заказа не будет превышен установленный для данного покупателя кредитный лимит.

 

Оператор

1.2.

1.2.    Передача Кладовщику Акта отгрузки товара для подбора товара под Заказ покупателя.

 

 

Оператор

2.1.

1.3.    Анализ расхождений, обнаруженных Кладовщиком при проверке фактического наличия товара, указанного в Акте отгрузки товара (по колонке «Заказ к отгрузке»), – недостающие асс.позиции и асс.позиции, из-за отсутствия которых возникает раскомплект.

 

Согласование с покупателем изменений к Заказу в связи с расхождением остатков товара по учету и по факту (отказ от недостающих позиций, замена недостающих позиций, устранение раскомплекта  и т.д.).

 

Оператор

Если покупатель согласен на изменение Заказа – 1.4.

 

Если покупатель не согласен на изменение Заказа – 1.5.

 

Дополнительно о расхождении остатков товара по учетной системе и по факту сообщается РМП – 3.1.

 

1.4.    Корректировка Заказа покупателя в учетной системе

 

Оператор

1.1.

1.5.    Закрытие Заказа покупателя в учетной системе (с указанием причины закрытия Заказа – «отсутствие товара»).

 

Оператор

Конец процесса

После прибытия транспортного средства

 

1.6.    Проверка наличия транспортного средства, прибывшего под загрузку, в списке транспортных средств под загрузку.

 

Оформление пропуска для въезда транспортного средства на территорию склада.

 

Получение от покупателя доверенности на получение товара, проверка доверенности (реквизиты покупателя, паспортные данные представителя, количество товара, наличие подписи директора, печати).

 

В случае самовывоза товара покупателем со склада поставщика:

Покупатель передает доверенность на получение товара через своего представителя (водителя/экспедитора).

 

В случае доставки товара поставщиком на склад покупателя:

Покупатель заблаговременно направляет доверенность на получение товара по почте либо передает доверенность по факсу (электронной почте) с последующим предоставлением оригинала.

 

Оператор

2.4.

1.7.    Сверка количества товара, указанного в Акте отгрузки товара в колонке «Заказ к отгрузке» и в колонке «Фактическая отгрузка».

 

Оператор

Количество совпадает – 1.8.

 

Количество – не совпадает – 1.13.

 

1.8.    Ввод/корректировка в учетной системе документа «Реализация товаров и услуг».

 

При этом ассортимент и количество берется из Акта отгрузки товара (колонка «Фактическая отгрузка»), цены подставляются автоматически из учетной системы

 

Оператор

1.9.

1.9.    Печать из учетной системы расходной накладной в 2-х экземплярах.

 

Оператор

1.10.

1.10.Подписание расходной накладной, простановка штампа в расходной накладной, визирование Акта отгрузки товара – «совпадает с расходной накладной».

 

Оператор

1.11.

1.11.Оформление/корректировка товарно-транспортной накладной.

 

Оператор

1.12

1.12.Передача Кладовщику Акта отгрузки товара и расходной накладной (товарно-транспортной накладной) для сверки и визирования.

 

Оператор

2.12.

1.13.Анализ несоответствий, обнаруженных при сверке количества товара, указанного в Акте отгрузки товара в колонке «Заказ к отгрузке» и в колонке «Фактическая отгрузка» (меньше/больше).

Визирование Акта отгрузки товара «загружено не то, что заказано».

Передача Акта отгрузки товара Кладовщику для устранения несоответствий.

 

Оператор

2.1.

1.14.Анализ несоответствий, обнаруженных при сверке (по ассортименту и количеству) расходной накладной (товарно-транспортной накладной) с Актом отгрузки товара.

 

Оператор

Несоответствия в расходной накладной – 1.8.

 

Несоответствия в товарно-транспортной накладной – 1.11.

 

1.15.Передача покупателю документов на товар.

 

В случае самовывоза товара покупателем со склада поставщика:

Подписание у представителя покупателя 2-х экземпляров расходной накладной (товарно-транспортной накладной), передача представителю покупателя 1-ого экземпляра оформленной расходной накладной.

 

В случае доставки товара поставщиком на склад покупателя:

Подписание у представителя перевозчика товарно-транспортной накладной, передача представителю перевозчика 2-х экземпляров расходной накладной для передачи покупателю (с последующим возвратом от покупателя 1-ого экземпляра оформленной накладной).

 

Оператор

1.16.

1.16.Архивирование расходной накладной (товарно-транспортной накладной) до проведения ежемесячной инвентаризации и подготовки товарного отчета за месяц.

 

Оператор

Конец процесса

2.       Отгрузка товара со склада

 

 

 

Часть процесса (п.п. 2.1.–2.3.) можно реализовать до прибытия транспортного средства

 

2.1.    Проверка фактического наличия товара, указанного в Акте отгрузки товара (в колонке «Заказ к отгрузке»).

 

Кладовщик

В случае полного наличия товара – 2.2.

 

В случае полного или частичного отсутствия товара – 1.3.

 

2.2.    Распоряжение Грузчикам (Карщикам) на перемещение товара из зоны хранения склада в зону подбора заказов (или на рампу).

 

Кладовщик

2.3.

2.3.    Перемещение товара из зоны хранения склада в зону подбора заказов (или на рампу).

 

Грузчики (Карщики)

1.6.

После прибытия транспортного средства

 

2.4.    Визуальная проверка транспортного средства, прибывшего под загрузку.

 

Фотофиксация* общего вида транспортного средства – номер транспортного средства, состояние бортов, тента, полов, состояние запорных устройств .

 

Кладовщик

2.5.

2.5.    Распоряжение Грузчикам (Карщикам) на загрузку товара из зоны подбора заказов (или рампы) в транспортное средство.

 

Кладовщик

2.6.

2.6.    Загрузка товара из зоны подбора заказов (или рампы) в транспортное средство.

 

Грузчики (Карщики)

2.7.

2.7.    Сопровождение загрузки товара в транспортное средство, визуальный контроль целостности упаковки (паллеты, пачки) и проверка качества товара.

 

При нарушении упаковки, производится проверка находящегося в ней товара.

Также, при отгрузке товара, вскрытие упаковки может производиться в следующих случаях:

§  при нарушении оригинальной упаковки для определения количества бракованного/отсутствующего товара;

§  при содержании в упаковке двух и более артикулов для пересортировки товара;

§  выборочная проверка качества товара.

 

При отгрузке товара в паллетированном виде, по согласованию с Покупателем, может отгружаться товар в поврежденных паллетах и/или в поврежденной упаковке (находящейся внутри паллеты).

В этом случае, производится фотофиксация загружаемого товара:

Фотофиксация* повреждённых паллет – общий вид поврежденной паллеты, место повреждения

Фотофиксация* поврежденной упаковки – общий вид поврежденной упаковки, дата и номер партии товара

 

При отгрузке товара в распаллетированном виде, поврежденный товар (битая/треснувшая посуда (чашки/блюдца), сбитые углы, сколы), обнаруженный в процессе отгрузки подлежит замене.

 

Кладовщик

2.8.

2.8.    Пересчёт загружаемого товара, заполнение Акта отгрузки товара (колонка «Фактическая отгрузка»).

 

Кладовщик

2.9.

2.9.    Контрольный пересчет товара, загруженного в транспортное средство, после завершения загрузки.

 

Кладовщик

2.10.

2.10.Подписание Акта отгрузки товара.

 

Если отгружено не все количество (указанное в колонке «Заказ к отгрузке»), объяснить причину (пересортица, бой, иное).

 

Кладовщик

2.11.

 

2.11.Передача Акта отгрузки товара Оператору для оформления расхода в учетной системе

 

Кладовщик

1.7.

2.12.Сверка (по ассортименту и количеству) расходной накладной (товарно-транспортной накладной) и Акта отгрузки товара.

 

Кладовщик

В случае совпадения – 2.13.

 

В случае не совпадения – 2.16.

 

2.13.Архивирование Акта отгрузки товара до проведения ежемесячной инвентаризации и подготовки товарного отчета за месяц.

 

Кладовщик

2.14.

2.14.Пломбирование транспортного средства, фиксация номера пломбы в товарно-транспортной накладной.

 

Кладовщик

2.15.

2.15.Подписание расходной накладной (товарно-транспортной накладной), передача Оператору расходной накладной (товарно-транспортной накладной) для завершения процесса отгрузки товара.

 

Кладовщик

1.15.

2.16.Визирование расходной накладной (товарно-транспортной накладной) – «не совпадает с Актом отгрузки товара», передача Оператору Акта отгрузки товара и расходной накладной (товарно-транспортной накладной) для устранения несоответствий.

 

Кладовщик

1.14.

3.       Обработка несоответствий обнаруженных при приемке товара

 

 

 

3.1.    Устранение расхождений остатков товара по учету и по факту:

§  Недостающий товар переместить в программе на виртуальный склад;

§  Избыточный товар приходовать на склад избытков с последующей аккумуляцией в целях склада (перекрытие недостач, боя);

§  Бой – списать при очередном списании.

 

Проанализировать причины возникновения расхождений (ошибки в учете, пересортица, не списанный бой, хищения и т.д.), предпринять действия, направленные на исключение подобных случаев в будущем.

 

РМП

---

 

 

КОНСУЛЬТАНТ ПО РАБОТЕ В 1С

УКРАИНА
61004 г. Харьков, пл. Защитников Украины 7/8, 
  +38(050)978-88-74
  +38(057) 761-99-01
   Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

КОНСУЛЬТАНТ ПО ВНЕДРЕНИЮ 1С

УКРАИНА
61004 г. Харьков, пл. Защитников Украины 7/8, 
  +38(050)13-97-555 Viber
  +38(057) 761-99-01
   Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

 © 2017 1С ХАРЬКОВ ПРОЕКТ /Сопровождение 1С в РФ 1С СЕРВИС 24/7 / Разработка и продвижение сайта KioSeo.com